Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Digitalisierung ist in aller Munde und stellt eine der ganz großen Herausforderungen dieses Jahrhunderts dar. Handwerksunternehmen müssen sich auf große Veränderungen einstellen und sind gefordert, diese aktiv zu gestalten. Die Bandbreite der Themen ist enorm: Einsatz neuer Technologien wie z.B. 3D-Druck, Anwenden digitaler Geschäftsmodelle, Einführen des sogenannten papierlosen Büros, Umsetzen eines digitalen Marketings, Auseinandersetzung mit Cybersicherheit und Datenschutz. Diese und viele weitere Themen fordern von den Unternehmen ein Umdenken und es beschleunigt zugleich ihre Weiterentwicklung. Derjenige, der nicht mitmacht, begibt sich in die große Gefahr früher oder später von der Konkurrenz überholt zu werden.

Doch in vielen Unternehmen stellt man sich die berechtigten Fragen, wie die Herausforderungen der Digitalisierung gemeistert werden können und wie das eigene Unternehmen zukunftsfähig aufgestellt werden kann. Grundsätzlich ist zunächst einmal wichtig - bei aller Digitalisierung - nicht in wilden Aktionismus zu verfallen. Vielmehr fußt der Erfolg der Digitalisierung immer auf einem „Plan“, in dem die Analyse, Visualisierung und Optimierung von Prozessen das absolut notwendige Grundgerüst darstellt. Denn: ein schlechter Prozess wird auch durch die Digitalisierung nicht besser. Wer kennt die Situationen nicht, in der Probleme und Fehler dadurch entstehen, dass Abläufe nicht geregelt sind? Mitarbeiter interpretieren die Durchführung von Geschäftsvorgängen unterschiedlich, speichern Daten an unterschiedlichen Orten ab und schaffen somit Intransparenz. Dieses Verhalten führt dann zu Doppelarbeiten, Suchaufwand und Fehlern.

Genau aus diesem Grund steht am Anfang einer jeden Digitalisierungsstrategie die Beschäftigung mit den eigenen Abläufen im Betrieb. Am besten geht das, indem die Prozesse in Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse unterteilt werden.

Die Unterscheidung definiert sich wie folgt:

• Bei einem Kernprozess handelt es sich um einen Prozess, der unter Berücksichtigung der Unternehmensausrichtung strategisch wichtig ist und wesentlich zum Geschäftserfolg beiträgt. In der Regel ist dies der wertschöpfende Prozess zur unmittelbaren Erfüllung der Kundenanforderungen und Abwicklung von Aufträgen. Weitere Beispiele sind unter anderem der Angebotsprozess sowie die Leistungserbringung.
  
  
• Unter den Managementprozessen versteht man sämtliche Aktivitäten, die darauf ausgerichtet sind, den Erfolg des Unternehmens zu messen, zu überwachen und zu kontrollieren. Dabei dienen Sie der Planung, Steuerung und langfristigen Ausrichtung der Kernprozesse. Diese sind z. B. Strategie, Planung, Umsetzung & Führung oder aber der Controlling-Prozess.
  
  
• Bei den Unterstützungsprozessen handelt es sich um unterstützende Aufgaben für die Kern- und Managementprozesse. Sie liefern Daten und Informationen oder regeln verwaltungstechnische Abläufe. Sie besitzen keinen wertschöpfenden Charakter und der Kunde ist nicht bereit, direkt für Unterstützungsprozesse zu bezahlen. Dies sind z.B. das Personalwesen, die Finanzen oder aber auch das Fuhrparkmanagement.
  
  
Um mit dem Thema Prozessvisualisierung im Handwerksunternehmen zu starten gibt es verschiedene Möglichkeiten. So können die Prozesse zunächst aufgeschrieben werden und diese dann den drei o.g. Kategorien zugeordnet werden. Die Grenzen sind hierbei manchmal fließend. Anschließend spricht man mit den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern um festzustellen, wie die entsprechenden Aufgaben im Unternehmen tatsächlich umgesetzt werden und welche Dokumente und IT-Systeme Verwendung finden. Alternativ können im Team die einzelnen Prozessschritte auf Post-Its geschrieben werden, welche an einer Wand oder ähnlichem aufgeklebt werden. Der Vorteil bei dieser Methode ist, dass die einzelnen Post-Its bzw. Prozessschritte beliebig umsortiert werden können und somit bei einer Diskussion der Prozessablauf zielorientiert angepasst werden kann.

Die so gewonnenen Informationen sollten nun bestenfalls grafisch aufbereitet werden, da so schnellstmöglich Optimierungspotenziale gefunden werden können. Für die Visualisierung können verschiedene Tools und Methoden genutzt werden. In den letzten Jahren hat sich hier die Methode BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) etabliert und als praktikabel erwiesen. In BPMN wird durch die Verwendung einiger weniger Symbole und Pfeile sehr übersichtlich und einfach dargestellt, wie ein Prozess abläuft, welche Beteiligten eingebunden sind und welche Dokumente und IT-Systeme genutzt werden

In dem oben dargestellten einfachen Beispiel wird der Prozess der Anforderung einer Bohrmaschine auf einer Baustelle dargestellt. Aus Vereinfachungsgründen wurde hier auf die Darstellung der Dokumente sowie der IT-Systeme verzichtet.

Basierend auf den so gewonnenen Informationen kann nun die Digitalisierung beginnen. Prozesse werden optimiert und messbare mittel- und langfristige Ziele gesetzt, an denen im ganzen Unternehmen schrittweise gearbeitet wird. Ein hohes Maß an Transparenz, Wissensaustausch und Verständnis unterstützt die Zielerreichung.