Die Digitalisierung ist in aller Munde und stellt eine der ganz großen Herausforderungen dieses Jahrhunderts dar. Handwerksunternehmen müssen sich auf große Veränderungen einstellen und sind gefordert, diese aktiv zu gestalten. Die Bandbreite der Themen ist enorm: Einsatz neuer Technologien wie z.B. 3D-Druck, Anwenden digitaler Geschäftsmodelle, Einführen des sogenannten papierlosen Büros, Umsetzen eines digitalen Marketings, Auseinandersetzung mit Cybersicherheit und Datenschutz. Diese und viele weitere Themen fordern von den Unternehmen ein Umdenken – es beschleunigt zugleich ihre Weiterentwicklung. Derjenige, der nicht mitmacht, begibt sich in die große Gefahr früher oder später von der Konkurrenz überholt zu werden.
Doch in vielen Unternehmen stellt man sich die berechtigten Fragen, wie die Herausforderungen der Digitalisierung gemeistert werden können und wie das eigene Unternehmen zukunftsfähig aufgestellt werden kann. Grundsätzlich ist zunächst einmal wichtig - bei aller Digitalisierung - nicht in wilden Aktionismus zu verfallen. Vielmehr fußt der Erfolg der Digitalisierung immer auf einem „Plan“, in dem die Analyse, Visualisierung und Optimierung von Prozessen das absolut notwendige Grundgerüst darstellt. Denn: ein schlechter Prozess wird auch durch die Digitalisierung nicht besser. Wer kennt die Situationen nicht, in der Probleme und Fehler dadurch entstehen, dass Abläufe nicht geregelt sind? Mitarbeiter interpretieren die Durchführung von Geschäftsvorgängen unterschiedlich, speichern Daten an unterschiedlichen Orten ab und schaffen somit Intransparenz. Dieses Verhalten führt dann zu Doppelarbeiten, Suchaufwand und Fehlern.
Genau aus diesem Grund steht am Anfang einer jeden Digitalisierungsstrategie die Beschäftigung mit den eigenen Abläufen im Betrieb. Am besten geht das, indem die Prozesse in Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse unterteilt werden. Die Unterscheidung definiert sich wie folgt:
Geschäftsprozesse in Handwerksunternehmen werden zunehmend komplexer. Im Schatten des Internets und des Online-Handels sind heutige Kunden daran gewöhnt, dass Informationen sowie Leistungen und Lieferungen kurzfristig zur Verfügung stehen. In vielen Betrieben wird deshalb bereits eine Branchensoftware eingesetzt, um immer wiederkehrende Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen. Solche Programme stehen für fast jedes Gewerk zur Verfügung.
Der Leistungsumfang von Branchensoftware
Der Leistungsumfang von Branchensoftware ist in der Regel sehr vielfältig und deckt normalerweise alle Geschäftsprozesse eines Handwerksunternehmens ab. Man kann sagen, dass die Branchensoftware das ERP-System (Enterprise Resource Planning) im Handwerk ist. Zu beachten ist jedoch, dass die Basisversionen verschiedener Softwarepakete mit sehr unterschiedlichem Leistungsumfang ausgestattet sein können. Es gibt Programme, die bereits in dieser Version eine fast komplette Lösung bieten. Bei anderen Programmen bietet die Basisversion wirklich nur Grundfunktionalitäten. Die volle Leistungsstärke entfaltet sich nur durch das Hinzufügen von optionalen Modulen. Grundsätzlich ist Branchensoftware für jede Unternehmensgröße am Markt zu finden, so dass sowohl Kleinst- wie auch Großbetrieben entsprechende Lösungen zur Verfügung stehen, um Geschäftsprozesse digital abbilden zu können. Eine Dimensionierung für die entsprechende Unternehmensgröße ist zwingend notwendig.
Grundlegende Funktionen von Handwerkersoftware
Zu den grundlegenden Funktionen der Handwerkersoftware zählen die Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterverwaltung, die Auftragsverwaltung, Stammdatenverwaltung (z. B. Artikel- und Leistungsstammdaten), Vor-und Nachkalkulation, Verarbeitung von Eingangs- und Ausgansrechnungen, Aufmaßwesen, Lagerverwaltung, Service, Zeiterfassung u. v. m.. Ergänzt wird der Leistungsumfang in der Regel um eine Vielzahl von Schnittstellen, die z. B. dafür sorgen, dass der Datenaustausch mit dem Steuerberater oder aber die direkte Materialbestellung beim Großhändler funktioniert. Außerdem verfügen die meisten Programme über diverse App´s, damit Daten auch außerhalb des Betriebsstandortes z. B. auf Baustellen mit mobilen Endgeräten be- und verarbeitet werden können.